Polityka ochrony danych osobowych, prywatności użytkowników oraz plików cookies

Data opracowania: 23 października 2026 r.

§ 1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady gromadzenia, wykorzystywania, przechowywania i ochrony danych osobowych w ramach usług świadczonych pod marką Yokuchi.

2. Polityka obejmuje w szczególności:

   • oficjalną stronę internetową yokuchi.com;

   • platformę sprzedaży hurtowej Yokuchi B2B;

   • formularze kontaktowe, rejestracyjne i zamówieniowe;

   • newsletter oraz komunikację elektroniczną;

   • narzędzia internetowe Yokuchi, w tym kalkulatory oraz system KAN;

   • aplikacje mobilne Yokuchi, po ich udostępnieniu;

   • platformę społecznościową Yokuchi, po uruchomieniu jej funkcji;

   • inne usługi cyfrowe udostępniane przez Administratora, o ile odsyłają do niniejszej Polityki.

3. Poszczególne postanowienia dotyczą wyłącznie usług i funkcjonalności faktycznie udostępnianych użytkownikowi. Opis funkcji planowanych nie oznacza, że są one obecnie dostępne lub że związane z nimi operacje przetwarzania danych są już prowadzone.

4. W przypadku wprowadzenia nowych funkcjonalności wymagających przetwarzania danych w sposób nieobjęty niniejszą Polityką Administrator przekaże odpowiednie informacje użytkownikom przed rozpoczęciem takiego przetwarzania.

5. Administrator przetwarza dane zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności:

   • Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO);

   • ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;

   • ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej;

   • ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;

   • Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2065 (Akt o usługach cyfrowych – DSA), w zakresie mającym zastosowanie do danej usługi.

§ 2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

LMSC Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

ul. Piastowska 202
42-202 Częstochowa
Polska

KRS: 0001055726
NIP: 5732849134
REGON: 243536063

Marka handlowa: Yokuchi

Strona internetowa: https://yokuchi.com

Adres kontaktowy w sprawach ochrony danych osobowych:

office@yokuchi.com

Administrator decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych w ramach zarządzanych przez siebie usług.

W przypadku współpracy z podmiotami zewnętrznymi rola Administratora i tych podmiotów jest ustalana zgodnie z rzeczywistym podziałem odpowiedzialności za przetwarzanie danych.

§ 3. Kategorie przetwarzanych danych

1. W zależności od wykorzystywanych funkcjonalności Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:

A. Dane identyfikacyjne i kontaktowe

• imię i nazwisko;

• nazwa użytkownika lub pseudonim;

• adres e-mail;

• numer telefonu;

• nazwa przedsiębiorstwa;

• dane identyfikacyjne przedsiębiorcy;

• adres korespondencyjny i adres dostawy.

B. Dane konta użytkownika

• identyfikator konta;

• dane niezbędne do uwierzytelniania;

• informacje o statusie i uprawnieniach konta;

• preferencje dotyczące języka, prywatności i powiadomień;

• historia podstawowych zdarzeń związanych z bezpieczeństwem konta.

C. Dane związane z działalnością handlową

• historia zamówień;

• dane dotyczące dostaw i płatności;

• dokumenty rozliczeniowe;

• dane dotyczące reklamacji;

• informacje związane z obsługą współpracy biznesowej.

D. Dane techniczne

• adres IP;

• informacje o urządzeniu i systemie operacyjnym;

• identyfikatory sesji;

• dane o przeglądarce lub wersji aplikacji;

• logi techniczne i bezpieczeństwa;

• identyfikatory wykorzystywane przez dozwolone technologie analityczne.

E. Dane społecznościowe – po uruchomieniu funkcjonalności

• zdjęcie profilowe, opis i nazwa profilu;

• publikowane zdjęcia, filmy, teksty i inne materiały;

• komentarze, reakcje, polubienia;

• obserwowane profile i relacje między użytkownikami;

• informacje o grupach i aktywności w społeczności;

• wiadomości wymieniane za pośrednictwem dostępnych funkcji komunikacyjnych;

• zgłoszenia naruszeń i informacje związane z moderacją.

2. Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych i ogranicza ich zakres do informacji potrzebnych do realizacji konkretnego celu.

3. Nie wszystkie wymienione kategorie danych są zbierane od każdego użytkownika.

§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane w następujących celach:

Jeżeli przetwarzanie jest oparte na prawnie uzasadnionym interesie, interes ten obejmuje odpowiednio utrzymanie relacji handlowych, obsługę komunikacji, zapewnienie bezpieczeństwa usług, ochronę przed nadużyciami, dozwolone działania promocyjne oraz zabezpieczenie roszczeń.

W przypadku funkcjonalności społecznościowych szczegółowa podstawa prawna będzie zależeć od tego, czy konkretne przetwarzanie jest niezbędne do świadczenia usługi, wynika z obowiązku prawnego, służy prawnie uzasadnionemu interesowi czy wymaga odrębnej zgody.

§ 5. Konta użytkowników i rejestracja

1. W ramach usług Yokuchi użytkownicy mogą mieć możliwość tworzenia indywidualnych kont.

2. Konto może służyć do korzystania z usług, zarządzania ustawieniami oraz uzyskiwania dostępu do funkcji wymagających uwierzytelnienia.

3. Administrator przetwarza dane potrzebne do utworzenia konta, weryfikacji użytkownika, utrzymania sesji oraz ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

4. Podanie danych wymaganych do rejestracji jest dobrowolne, lecz niezbędne do utworzenia konta.

5. Użytkownik może zwrócić się o sprostowanie danych, uzyskać informacje o ich przetwarzaniu oraz zażądać usunięcia konta i danych na zasadach określonych w niniejszej Polityce i RODO.

6. Jeżeli dostępne są różne rodzaje kont, zakres przetwarzania danych może różnić się zależnie od rodzaju i funkcji konta.

§ 6. Portal handlowy Yokuchi B2B

1. Portal B2B jest przeznaczony do współpracy handlowej z przedsiębiorcami i podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą.

2. Administrator przetwarza dane potrzebne do:

   • rejestracji i weryfikacji kontrahentów;

   • obsługi dostępu do portalu;

   • prezentowania warunków handlowych;

   • przyjmowania i realizowania zamówień;

   • prowadzenia rozliczeń;

   • organizowania dostaw;

   • rozpatrywania reklamacji i prowadzenia korespondencji.

3. Dane osób kontaktowych i reprezentantów kontrahentów są przetwarzane w zakresie związanym z wykonywaniem ich funkcji zawodowych.

4. Dane te mogą pochodzić bezpośrednio od osoby, od reprezentowanego przedsiębiorstwa lub z publicznych rejestrów gospodarczych.

5. W przypadku pozyskania danych z innego źródła Administrator przekazuje wymagane informacje zgodnie z art. 14 RODO, z uwzględnieniem przewidzianych w nim wyjątków.

6. Dokumenty handlowe i rozliczeniowe mogą być przechowywane także po zakończeniu współpracy, jeżeli wynika to z obowiązków prawnych lub konieczności zabezpieczenia roszczeń.

§ 7. Społeczność Yokuchi – profile i treści użytkowników

Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się od chwili udostępnienia odpowiednich funkcjonalności społecznościowych.

1. Społeczność Yokuchi może umożliwiać użytkownikom tworzenie profili, publikowanie treści, prezentowanie akwariów i aranżacji, udostępnianie wiedzy oraz komunikację z innymi użytkownikami.

2. W ramach społeczności mogą być przetwarzane:

   • publiczna nazwa profilu;

   • zdjęcie profilowe i opis;

   • udostępniane zdjęcia akwariów, roślin, zwierząt i aranżacji;

   • publikowane filmy oraz wpisy;

   • komentarze i odpowiedzi;

   • reakcje i polubienia;

   • informacje o obserwowanych profilach;

   • aktywność w grupach i dyskusjach;

   • inne dane związane z wykorzystywanymi funkcjami społecznościowymi.

3. Treści publikowane przez użytkownika mogą być widoczne dla innych użytkowników Serwisu zgodnie z charakterem danej funkcji oraz dostępnymi ustawieniami prywatności.

4. Jeżeli określone materiały są udostępniane publicznie, mogą być dostępne również dla osób niezalogowanych, a w zależności od konfiguracji usługi mogą podlegać indeksowaniu przez wyszukiwarki internetowe.

5. Administrator przetwarza dane związane z publikacjami w celu prawidłowego świadczenia usług społecznościowych, przechowywania i udostępniania treści, obsługi interakcji oraz utrzymania bezpieczeństwa platformy.

6. Użytkownik powinien publikować wyłącznie materiały, do których ma odpowiednie prawa, i respektować prywatność osób trzecich.

7. Jeżeli zdjęcie, film lub inny materiał zawiera wizerunek albo dane osoby trzeciej, jego opublikowanie powinno odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami.

8. Zasady dotyczące praw autorskich, licencji na korzystanie z treści użytkowników, odpowiedzialności za publikacje oraz dopuszczalnych materiałów określa odrębny regulamin usługi społecznościowej.

9. Administrator nie uzyskuje własności materiałów użytkownika wyłącznie w wyniku ich opublikowania w Serwisie.

§ 8. Widoczność profili i prywatność społeczności

1. Zakres informacji widocznych dla innych osób zależy od rodzaju udostępnionej funkcji i jej ustawień prywatności.

2. Administrator informuje użytkownika o tym, które informacje są publiczne, a które są dostępne wyłącznie dla określonych odbiorców.

3. Podczas projektowania funkcji społecznościowych Administrator stosuje zasadę uwzględniania ochrony danych już w fazie projektowania oraz domyślnej ochrony danych.

4. Dane potrzebne wyłącznie do obsługi konta, takie jak adres e-mail wykorzystywany do logowania lub dane związane z bezpieczeństwem konta, nie stają się publiczne wyłącznie z powodu utworzenia profilu społecznościowego.

5. W przypadku funkcji pozwalających na publiczne publikowanie treści użytkownik powinien uwzględnić, że inni odbiorcy mogą wykonać kopie materiałów lub rozpowszechnić je poza Serwisem. Administrator nie ma pełnej kontroli nad niezależnym przetwarzaniem takich kopii przez osoby trzecie.

§ 9. Interakcje między użytkownikami

1. Funkcje społecznościowe mogą umożliwiać użytkownikom obserwowanie profili, reagowanie na publikacje, komentowanie oraz udział w dyskusjach.

2. Informacje o takich działaniach mogą być przetwarzane w celu:

   • prezentowania aktywności społecznościowej;

   • organizowania dyskusji;

   • umożliwiania komunikacji;

   • dostosowywania treści do wybranych zainteresowań użytkownika, jeżeli funkcja taka zostanie udostępniona;

   • zapewniania bezpieczeństwa platformy.

3. Niektóre interakcje mogą być widoczne dla innych użytkowników, na przykład komentarze pod publicznymi publikacjami.

4. Widoczność poszczególnych rodzajów aktywności powinna być jasno określona w interfejsie aplikacji i odpowiednich ustawieniach.

§ 10. Wiadomości prywatne i komunikacja wewnętrzna

Postanowienia dotyczą funkcji wiadomości, jeżeli zostaną uruchomione.

1. W ramach społeczności Yokuchi może być udostępniona możliwość przesyłania wiadomości między użytkownikami.

2. Dane związane z komunikacją mogą obejmować:

   • identyfikatory nadawcy i odbiorcy;

   • treść wiadomości;

   • załączniki;

   • datę i godzinę wysłania;

   • informacje techniczne potrzebne do dostarczenia wiadomości.

3. Wiadomości przeznaczone dla określonych odbiorców nie są publikowane jako treści ogólnodostępne.

4. Administrator może przetwarzać informacje dotyczące komunikacji w zakresie niezbędnym do zapewnienia działania usługi, ochrony bezpieczeństwa, obsługi zgłoszeń naruszeń lub wykonania obowiązku prawnego.

5. Dostęp personelu Administratora do treści komunikacji powinien być ograniczony do upoważnionych osób oraz sytuacji, w których istnieje uzasadniona podstawa takiego dostępu.

6. Szczegółowy sposób przechowywania wiadomości, zasady ich usuwania oraz ewentualne stosowanie szyfrowania pomiędzy użytkownikami zostaną określone zgodnie z faktyczną architekturą wdrożonej usługi.

§ 11. Publikowanie zdjęć, filmów i innych materiałów

1. Aplikacja Yokuchi może umożliwiać użytkownikom dodawanie fotografii, filmów i innych materiałów multimedialnych.

2. Przetwarzane mogą być same materiały oraz powiązane z nimi informacje, takie jak identyfikator autora, data publikacji i wybrane metadane pliku.

3. W zależności od sposobu utworzenia pliku może on zawierać dodatkowe informacje, w szczególności dane techniczne dotyczące urządzenia lub lokalizacji.

4. Administrator powinien ograniczać przetwarzanie metadanych do zakresu niezbędnego do działania danej funkcji.

5. Użytkownik powinien unikać zamieszczania w publicznych materiałach informacji, których nie zamierza ujawniać, w tym adresów zamieszkania, danych kontaktowych oraz prywatnych informacji o osobach trzecich.

6. Zasady przechowywania i usuwania przesłanych materiałów określa § 21 niniejszej Polityki.

§ 12. Uprawnienia aplikacji mobilnej

1. W zależności od dostępnych funkcji aplikacja mobilna może wymagać dostępu do określonych zasobów urządzenia, takich jak:

   • aparat fotograficzny;

   • biblioteka zdjęć i filmów;

   • mikrofon;

   • powiadomienia;

   • lokalizacja urządzenia.

2. Dostęp do poszczególnych zasobów powinien być żądany wyłącznie wtedy, gdy jest niezbędny do uruchomienia określonej funkcji lub świadomie wybrany przez użytkownika.

3. Udzielenie uprawnienia na poziomie systemu operacyjnego nie oznacza samo w sobie udzielenia zgody na wszystkie możliwe sposoby przetwarzania danych osobowych.

4. Administrator przedstawia użytkownikowi odpowiednią informację o celu dostępu i przetwarzania danych, a w przypadkach wymaganych prawem uzyskuje odrębną zgodę.

5. Użytkownik może zarządzać uprawnieniami aplikacji w ustawieniach systemu operacyjnego swojego urządzenia.

6. Odmowa udzielenia uprawnienia może uniemożliwić korzystanie z funkcji wymagającej danego zasobu, ale nie powinna ograniczać niezwiązanych z nią funkcji aplikacji.

§ 13. Rekomendacje treści i personalizacja

1. Po udostępnieniu odpowiednich funkcji Yokuchi może stosować mechanizmy porządkowania i rekomendowania treści społecznościowych.

2. W zależności od wdrożonego rozwiązania mechanizmy te mogą uwzględniać:

   • obserwowane profile;

   • wybrane zainteresowania akwarystyczne;

   • tematykę publikacji;

   • aktywność dotyczącą treści;

   • popularność i aktualność wpisów.

3. Celem takich mechanizmów jest ułatwienie użytkownikowi odnajdywania interesujących treści i korzystania ze społeczności.

4. Stosowanie personalizacji opartej na danych osobowych wymaga odpowiedniej podstawy prawnej oraz przekazania informacji o zasadach jej działania.

5. Jeżeli stosowane rozwiązanie stanowi system rekomendacji objęty wymaganiami DSA, Administrator udostępnia informacje dotyczące głównych parametrów jego działania i odpowiednie możliwości wpływania na rekomendacje, zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do danej usługi.

6. Personalizacja treści społecznościowych nie jest równoznaczna ze zgodą na profilowaną reklamę.

7. Wprowadzenie zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na użytkownika wymaga zastosowania dodatkowych zasad i zabezpieczeń wynikających z art. 22 RODO, jeżeli przepis ten znajduje zastosowanie.

§ 14. Moderacja i bezpieczeństwo społeczności

1. Administrator może podejmować działania mające na celu ochronę użytkowników, przeciwdziałanie nadużyciom i zapewnienie zgodnego z prawem funkcjonowania społeczności.

2. W ramach tych działań mogą być przetwarzane:

   • zgłoszenia naruszeń;

   • identyfikatory kont i publikacji;

   • treści objęte zgłoszeniem;

   • informacje o naruszeniu regulaminu;

   • dane techniczne istotne dla wyjaśnienia incydentu;

   • informacje o zastosowanych środkach moderacyjnych.

3. Podstawą prawną przetwarzania może być prawnie uzasadniony interes Administratora związany z ochroną użytkowników i bezpieczeństwem usługi albo obowiązek prawny wynikający z mających zastosowanie przepisów.

4. Zasady zgłaszania naruszeń, rozpatrywania zgłoszeń, ograniczania widoczności treści, blokowania kont oraz środków odwoławczych zostaną określone w odrębnych dokumentach dotyczących społeczności, zgodnie z odpowiednimi wymaganiami DSA.

5. Dane związane z incydentami i naruszeniami mogą być przechowywane przez okres niezbędny do zakończenia sprawy, wykazania prawidłowości podjętych działań, wykonania obowiązku prawnego lub ochrony roszczeń.

§ 15. Narzędzia Yokuchi, kalkulatory i KAN

1. Administrator udostępnia narzędzia internetowe wspierające użytkowników w zakresie akwarystyki, w tym kalkulatory parametrów i dawkowania preparatów oraz system KAN.

2. W ramach tych narzędzi użytkownik może przekazywać informacje dotyczące akwarium, jego wyposażenia, stosowanych produktów, parametrów wody oraz innych zagadnień akwarystycznych.

3. Informacje dotyczące akwarium nie muszą stanowić danych osobowych. Mogą jednak uzyskać taki charakter, gdy zostaną powiązane z konkretną osobą lub kontem użytkownika.

4. Dane mogą być przetwarzane w celu obsługi zapytania, wykonania obliczenia, wyświetlenia wyniku oraz zapewnienia prawidłowego funkcjonowania usługi.

5. Jeżeli narzędzie umożliwia zapisywanie historii obliczeń, zapytań lub profili akwariów, użytkownik powinien otrzymać informację o zakresie zapisywanych danych i zasadach ich przechowywania.

6. W przypadku wykorzystania zewnętrznych systemów informatycznych, w tym rozwiązań sztucznej inteligencji, Administrator zapewnia właściwą podstawę prawną przetwarzania oraz przekazuje informacje o odbiorcach danych i ewentualnych transferach poza EOG.

7. Dane wprowadzane do narzędzi nie powinny obejmować danych osobowych osób trzecich ani informacji szczególnie chronionych, jeżeli nie jest to potrzebne do uzyskania wyniku.

8. Ewentualne wykorzystanie danych wejściowych do rozwijania modeli sztucznej inteligencji lub innych wtórnych celów wymaga odrębnej oceny zgodności z prawem i odpowiedniego poinformowania użytkownika.

§ 16. Newsletter, marketing i informacje handlowe

1. Administrator może prowadzić działania informacyjne i marketingowe dotyczące produktów, usług, wydarzeń, materiałów edukacyjnych oraz działalności marki Yokuchi.

2. Wysyłanie informacji handlowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej odbywa się zgodnie z przepisami Prawa komunikacji elektronicznej, w tym z wymaganiami dotyczącymi uprzedniej zgody.

3. Zgoda na newsletter lub określoną komunikację marketingową jest dobrowolna.

4. Użytkownik może wycofać zgodę w dowolnym momencie, korzystając z udostępnionego mechanizmu rezygnacji lub kontaktując się z Administratorem.

5. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

6. Administrator może przechowywać dowody udzielenia i wycofania zgody w zakresie niezbędnym do wykazania przestrzegania przepisów prawa.

7. Informacje niezbędne do wykonania umowy, takie jak potwierdzenie zamówienia, dokument rozliczeniowy lub powiadomienie dotyczące bezpieczeństwa konta, mogą być przesyłane niezależnie od zgody na newsletter, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna.

§ 17. Powiadomienia aplikacji

1. Aplikacja Yokuchi może udostępniać powiadomienia dotyczące działania konta, interakcji społecznościowych, nowych wiadomości, treści oraz innych zdarzeń.

2. Powiadomienia mogą obejmować:

   • powiadomienia bezpieczeństwa;

   • informacje dotyczące konta;

   • powiadomienia społecznościowe;

   • komunikaty dotyczące usług;

   • powiadomienia marketingowe.

3. Wysyłanie powiadomień marketingowych podlega właściwym wymaganiom dotyczącym zgody.

4. Użytkownik może zarządzać uprawnieniami do otrzymywania powiadomień za pośrednictwem ustawień urządzenia oraz dostępnych ustawień aplikacji.

5. W celu dostarczania powiadomień mogą być wykorzystywane identyfikatory urządzenia lub tokeny usług powiadomień. Zakres przekazywanych danych zależy od zastosowanej technologii.

§ 18. Cookies, identyfikatory i technologie analityczne

1. Serwisy Yokuchi mogą wykorzystywać pliki cookies, pamięć lokalną, identyfikatory internetowe oraz inne technologie służące do przechowywania informacji na urządzeniu użytkownika lub uzyskiwania do nich dostępu.

2. W szczególności mogą być stosowane technologie:

   • niezbędne do działania strony i zabezpieczenia sesji;

   • funkcjonalne, służące zapamiętywaniu preferencji;

   • analityczne, umożliwiające ocenę funkcjonowania usług;

   • marketingowe, związane z pomiarem reklam i remarketingiem.

3. Stosowanie technologii wymagających uprzedniej zgody odbywa się po jej uzyskaniu, z uwzględnieniem wyjątków określonych w art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.

4. Użytkownik powinien mieć możliwość zarządzania zgodami dotyczącymi technologii opcjonalnych oraz ich wycofania.

5. Jeżeli Administrator korzysta z narzędzi zewnętrznych, takich jak rozwiązania Google lub Meta, szczegółowe informacje o ich aktywnym wykorzystaniu, odbiorcach danych, celach i czasie przechowywania identyfikatorów powinny być udostępniane w ustawieniach prywatności i wykazie wykorzystywanych technologii.

6. W aplikacjach mobilnych mogą być stosowane technologie odpowiadające funkcjonalnie plikom cookies, w szczególności identyfikatory aplikacji oraz zestawy narzędzi programistycznych dostawców zewnętrznych (SDK).

7. Administrator stosuje do takich technologii odpowiednie przepisy prawa, obowiązki informacyjne oraz mechanizmy zgody, jeżeli są wymagane.

§ 19. Odbiorcy danych

1. W związku ze świadczeniem usług dane osobowe mogą być przekazywane odbiorcom i podmiotom przetwarzającym działającym na rzecz Administratora.

2. W zależności od wykorzystywanej usługi mogą to być:

   • dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej;

   • dostawcy systemów uwierzytelniania;

   • dostawcy usług poczty elektronicznej i newslettera;

   • podmioty obsługujące płatności;

   • firmy transportowe i kurierskie;

   • dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych;

   • dostawcy usług powiadomień mobilnych;

   • dostawcy infrastruktury przechowywania plików multimedialnych;

   • dostawcy rozwiązań sztucznej inteligencji;

   • podmioty świadczące usługi informatyczne, księgowe i prawne.

3. Dostęp podmiotów przetwarzających do danych jest ograniczany do zakresu niezbędnego do wykonania powierzonych im zadań.

4. Jeżeli wymagają tego przepisy, Administrator zawiera odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych.

5. W przypadkach wymaganych prawem dane mogą zostać udostępnione właściwym organom publicznym.

6. W ramach funkcji społecznościowych odbiorcami udostępnianych informacji mogą być również inni użytkownicy Serwisu, w zakresie wynikającym z funkcjonalności i ustawień widoczności.

§ 20. Przekazywanie danych poza EOG

1. W przypadku korzystania z usług technologicznych świadczonych przez podmioty spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego może dochodzić do przekazywania danych osobowych do państw trzecich.

2. Przekazywanie danych odbywa się z zastosowaniem odpowiedniego mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO.

3. W zależności od odbiorcy i kraju przekazywania może on obejmować:

   • decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony;

   • odpowiednie standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi zabezpieczeniami;

   • inny mechanizm dopuszczony przez RODO.

4. W przypadku przekazywania danych do certyfikowanych podmiotów w Stanach Zjednoczonych możliwe jest zastosowanie mechanizmu EU–US Data Privacy Framework, jeżeli są spełnione jego warunki.

5. Informacje o stosowanym mechanizmie transferu i sposobie uzyskania kopii odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać od Administratora.

§ 21. Okresy przechowywania danych

1. Administrator przechowuje dane przez okres związany z celem ich przetwarzania, uwzględniając odpowiednie obowiązki prawne, terminy przedawnienia roszczeń oraz konieczność ochrony bezpieczeństwa usług.

2. Poszczególne kategorie danych są przechowywane według następujących kryteriów:

Dane kont użytkowników

Przez okres utrzymywania konta, a po jego zamknięciu wyłącznie w zakresie i przez czas uzasadniony obowiązkami prawnymi, nierozliczonymi zobowiązaniami, bezpieczeństwem lub ochroną roszczeń.

Dane dotyczące zamówień

Przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz odpowiednimi terminami dochodzenia lub obrony roszczeń. Dla wielu dokumentów podatkowych i rachunkowych ustawowy okres przechowywania wynosi co do zasady 5 lat, przy czym sposób jego liczenia zależy od rodzaju dokumentu i właściwego przepisu.

Dane newslettera

Do wycofania zgody, zakończenia świadczenia usługi lub ustania celu przetwarzania, z możliwością ograniczonego przechowywania informacji niezbędnych do wykazania zgodności z prawem.

Publikacje społecznościowe

Przez okres ich udostępniania w ramach usługi, do chwili ich usunięcia lub zamknięcia konta, chyba że istnieje odrębna podstawa prawna ograniczonego dalszego przechowywania.

Wiadomości wewnętrzne

Przez okres wynikający z zasad działania funkcji komunikacyjnej, z uwzględnieniem usunięcia wiadomości i kont oraz ewentualnych obowiązków prawnych i niezbędnego zabezpieczenia roszczeń.

Dane dotyczące zgłoszeń i moderacji

Przez czas rozpatrywania zgłoszenia oraz okres niezbędny do wykonania obowiązków prawnych, wykazania prawidłowości działań lub ochrony roszczeń.

Logi techniczne i bezpieczeństwa

Przez okres określony w polityce retencji systemów informatycznych, odpowiedni do celu ich gromadzenia. Dane związane z incydentem mogą być przechowywane dłużej, jeżeli jest to niezbędne do jego wyjaśnienia lub zabezpieczenia roszczeń.

3. Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że istnieje dalsza podstawa ich przetwarzania.

4. Dane przechowywane w kopiach zapasowych podlegają usuwaniu zgodnie z przyjętym cyklem retencji kopii, z uwzględnieniem zasad bezpieczeństwa i integralności systemów.

§ 22. Usunięcie konta i danych osobowych

1. Użytkownik ma prawo zażądać usunięcia swoich danych osobowych zgodnie z art. 17 RODO.

2. Po uruchomieniu aplikacji umożliwiającej tworzenie kont Administrator zapewni odpowiedni mechanizm wnioskowania o usunięcie konta, zgodny z wymaganiami prawa i właściwych platform dystrybucji aplikacji.

3. Usunięcie konta obejmuje usunięcie powiązanych z nim danych osobowych, w tym treści użytkownika, w zakresie wymaganym przepisami i zasadami właściwej platformy dystrybucji aplikacji.

4. Niektóre informacje mogą zostać zachowane w ograniczonym zakresie, jeżeli wymaga tego obowiązek prawny lub istnieje inna zgodna z RODO podstawa przetwarzania.

5. Użytkownik może również żądać usunięcia określonych danych lub treści bez konieczności zamykania całego konta, o ile przysługuje mu takie prawo.

6. Wniosek można przekazać na adres office@yokuchi.com lub za pomocą odpowiedniej funkcji udostępnionej w aplikacji.

7. Zamknięcie konta nie zawsze oznacza możliwość usunięcia kopii wcześniej upublicznionych materiałów, które zostały niezależnie zapisane lub rozpowszechnione przez osoby trzecie. Nie ogranicza to obowiązków Administratora wynikających z RODO.

§ 23. Prawa użytkowników

Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa przewidziane przez RODO, w odpowiednim zakresie i na zasadach określonych tym rozporządzeniem:

1. Prawo dostępu do swoich danych osobowych.

2. Prawo sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych.

3. Prawo usunięcia danych w sytuacjach określonych przepisami.

4. Prawo ograniczenia przetwarzania.

5. Prawo do przenoszenia danych, jeżeli spełnione są przesłanki określone w RODO.

6. Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO.

7. Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego.

8. Prawo wycofania udzielonej zgody.

9. Prawo do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu w przypadkach objętych art. 22 RODO.

Żądania dotyczące realizacji praw należy kierować na adres:

office@yokuchi.com

Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w terminie miesiąca od otrzymania żądania, z możliwością przedłużenia terminu w przypadkach i na zasadach przewidzianych przez RODO.

W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie Administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości.

Użytkownik ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych:

https://uodo.gov.pl

§ 24. Ochrona danych małoletnich

1. Administrator uwzględnia szczególną potrzebę ochrony prywatności i bezpieczeństwa osób małoletnich.

2. Zasady udostępniania funkcji społecznościowych osobom małoletnim, w tym ewentualne ograniczenia wiekowe, są określane w regulaminie odpowiedniej usługi z uwzględnieniem obowiązujących przepisów.

3. W przypadku usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dzieciom, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie, stosuje się wymagania art. 8 RODO dotyczące wieku oraz zgody osoby sprawującej władzę rodzicielską lub opiekę.

4. Jeżeli platforma jest dostępna dla małoletnich, Administrator stosuje odpowiednie środki ochrony ich prywatności i bezpieczeństwa.

5. Administrator nie prowadzi reklamy opartej na profilowaniu danych osobowych małoletnich w przypadkach objętych zakazem wynikającym z DSA.

6. Użytkownicy nie powinni publikować danych osobowych i wizerunków dzieci bez odpowiedniej podstawy prawnej.

§ 25. Ochrona danych i bezpieczeństwo

1. Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych.

2. Środki te mają na celu ograniczanie ryzyka:

   • nieuprawnionego dostępu;

   • nieuprawnionego ujawnienia danych;

   • utraty lub zniszczenia informacji;

   • nieuprawnionej modyfikacji;

   • nadużyć związanych z kontami użytkowników;

   • naruszeń bezpieczeństwa usług cyfrowych.

3. Dostęp do danych jest przyznawany osobom upoważnionym zgodnie z zakresem ich obowiązków.

4. Administrator ocenia bezpieczeństwo stosowanych rozwiązań i odpowiednio aktualizuje środki ochrony danych.

5. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych podejmowane są działania przewidziane przez RODO, w tym zgłoszenie naruszenia właściwemu organowi i zawiadomienie osób, których dane dotyczą, jeżeli występują odpowiednie przesłanki ustawowe.

§ 26. Zewnętrzne serwisy społecznościowe

1. Yokuchi może prowadzić oficjalne profile w zewnętrznych serwisach społecznościowych, w szczególności Facebook, Instagram i YouTube.

2. Kontakt za pośrednictwem takich serwisów może wiązać się z przetwarzaniem danych, takich jak nazwa profilu, treść wiadomości, komentarze i inne informacje dobrowolnie udostępnione podczas interakcji.

3. Administrator przetwarza dane związane z komunikacją oraz obsługą własnych profili zgodnie z właściwą podstawą prawną.

4. Operatorzy zewnętrznych serwisów mogą również samodzielnie przetwarzać dane użytkowników na zasadach określonych w swoich politykach prywatności.

5. W określonych przypadkach, w szczególności w związku ze statystykami profili lub narzędziami reklamowymi, mogą występować relacje współadministrowania danymi. Informacje o takim współadministrowaniu udostępnia się zgodnie z art. 26 RODO.

§ 27. Zmiany Polityki Prywatności

1. Administrator może aktualizować Politykę Prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu przetwarzania danych, funkcjonalności usług lub wykorzystywanych technologii.

2. Aktualna wersja dokumentu jest udostępniana na stronie Yokuchi oraz w odpowiednich miejscach aplikacji mobilnej.

3. Jeżeli zmiana sposobu przetwarzania danych wymaga przekazania użytkownikom dodatkowych informacji lub uzyskania nowej zgody, Administrator wykona te obowiązki przed rozpoczęciem odpowiedniego przetwarzania.

4. Każda opublikowana wersja dokumentu zawiera datę aktualizacji.

§ 28. Kontakt w sprawach prywatności

Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych, prywatności użytkowników oraz realizacji praw wynikających z RODO można kierować na adres:

office@yokuchi.com

LMSC Sp. z o.o. – Yokuchi
ul. Piastowska 202
42-202 Częstochowa
Polska

https://yokuchi.com